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血站档案信息化过程中的不安全因素探讨

发布时间:2017-05-29 11:12:07   来源:中国献血网   作者:湖南省衡阳市中心血站 刘若凌 李凤莲   访问人数:

    摘要:血站档案信息化是发展趋势,但也存在一定的安全隐患。血站档案形成分散,种类繁多,档案管理人才缺乏,传输中的存在安全隐患及电子档案的真实性、合法性问题等需要引起高度重视。血站档案信息化过程中需积极完善安全防范制度,提高档案管理人员的素质,设置专职档案员,建立健全的档案管理网络,采取一系列措施保障档案信息系统安全。
 
关键词:血站; 档案;信息化;安全;
 
    近年来,随着社会知识经济的不断发展,计算机也在采供血机构广泛应用,档案文件完善的管理,对血液数据信息的保存和统计分析档案工作具有重要意义。在档案文件的管理中,电子档案逐渐成为目前档案的主要载体形式。血站档案信息化管理工作带来诸多便利的同时,也产生了一定的安全隐患。本文笔者就目前血站档案信息化管理工作存在的可能不安全因素做一分析。
 
血站档案环节多,形成分散,种类多,缺少统一性管理。
 
    血站业务档案是血站在日常的各个工作过程中形成的工作记录、相关信息、相关数据、质量控制依据等按规定需要归档的一系列文件。它详细准确的记录了血站日常工作的几乎每一个过程,是各级血站开展工作的重要因素,随着电子、多媒体等载体的出现使得血站档案管理在工作量、管理方法及标准等方面都变得更为复杂。而目前血站档案管理中缺少统一的管理规则和管理软件,使得血站档案在完整性、有效性方面存在安全隐患[1]。
 
2.档案管理人才缺乏,存在安全隐患。
 
    广泛的开展血站档案的信息化管理工作,需要一批既能够娴熟运用计算机以及各项档案管理知识,又具备较高的政治思想素质的专业技术人才。但就目前形式来看,我国血站档案管理人员普遍存在非档案管理专业毕业、并未参加专业知识培训、多为兼职,缺乏系统的档案管理专业知识;特别是作为各种业务档案材料“产地”的业务科室,没有指定专人对资料进行收集、保管和整理归梢工作;各大血站严重缺乏相应的专业技术人员,而且随着技术的不断发展,促使档案信息化人才向复合型人才方向发展,且档案信息化人才队伍建设影响档案信息化建设的其他各要素。因此,由于人才不够专业等原因,档案的信息化管理中仍存在安全隐患。
 
电子档案传输中的存在安全问题。
 
    献血者档案既有献血者的个人重要信息,也含有献血者健康体检,血液检测,以及献血量和献血次数、献血者报销记录等献血和输血的重要信息;还有保密性弃血的献血者档案、有合格献血者档案和各类输血传播性疾病的献血者档案等等,对其安全存储十分必要。然而电子档案在传输过程中,由于互联网的公众开放性,数据容易被他人窃取、修改甚至伪造;电子档案传输中使用设备可能会携带计算机病毒,对电子档案形成破坏,这无疑构成了较大的威胁[2]。
 
电子档案的真实性、合法性问题,使得出现纠纷时不能作为有力的证据。
 
    血站业务电子档案在收集、整理时操作不规范,造成信息接收不全或遗漏,特别是在信息化过程中,由于操作不规范、工作人员疏忽等原因,档案信息录入不准确,同时由于不按相关标准和程序操作,生成的电子档案质量不过关。使电子档案信息失去真实性[3]。纸质档案上的单位盖章和领导签字,具有法律效力,其真实性、合法性比较容易鉴别,而电子档案由于其易于复制、修改的特点,其真实性、合法性的鉴别则受一定条件的制约。
5. 电子档案的长期保存受多种条件制约。
 
    电子档案的生命周期是由电子档案内容而定,而保证电子档案生命周期的存在,取决于载体的寿命、电子计算机软、硬件的生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性。目前很多血站对采供血过程记录进行了备份,但是部分没有进行物理隔离;容易引起数据丢失及损坏,存在隐患。
档案安全工作是建立在积极预防、综合防范下的一种长效的安全工作机制。这种长效机制基于组织协调能力、体系支撑力度和主管部门支持力度,依据具体的法规、制度和标准,采取一定的措施,加强风险评估,最终形成4 个核心能力,即档案安全的保管维护保障能力、档案安全的基础支撑能力、档案开放利用驾驭的能力和档案安全保障的社会影响力[4, 5]。血站档案管理信息化过程中要时刻具有安全意识,才能够让血站档案管理适应信息化的需要。血站产生的档案信息具有权威性和价值的无可比拟性,因此,要具有安全防范意识。可以从以下几个方面进行安全性提升。
 
     第一:做好档案管理工作的重点在于提高档案管理人员的素质,应设置专职档案员,建立健全的档案管理网络。注重档案管理人才的储备,引进具有专业素质的档案管理技术人才,加强对现有人员的培训。档案管理人员应掌握计算机理论知识和应用技能,可熟练使用各种现代化信息工具,以便更好地开发档案信息。每个业务科室设档案负责人,负责科室的各项档案工作。并将档案管理人员教育培训纳入血站继续教育计划中,定期组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国献血法》以及《血站管理办法》、《科学技术事业单位档案管理升级办法》等法律法规,提高对档案管理工作认识程度以及管理能力,明确目标,发挥主动性,创造性,积极性[6]。如果有可能,还可邀请档案管理方面专家进行档案管理知识的培训,定期参观档案管理先进单位,不断提高档案管理人员的职业素养、业务水平和技能。
 
    第二,血站自身应该完善安全防范制度,工作人员要职责明确,定时对系统垃圾及漏洞进行修复,严格按照档案管理信息化的规章制度进行,时刻关注系统运行情况,发现问题,在征求上级领导同意后,采取相应应急措施,以保证系统安全[7]。同时,在档案收集时效性中,信息化计算机档案应该产生后,对其修改进行严格授权,同时应规定纸质类档案资料以月为单位立卷归档,按正式案卷要求编目、装订,交档案室管理。在防病毒技术方面,互联网发展固然为我们生活带来诸多便利,但是我们也应该认识到其所具备的不安全性,计算机病毒对档案管理信息化构成极大威胁,这也就促使着病毒也越难防范,因此,血站档案管理相关人员,应该时刻保持警惕,要将客户端数据定期保存在服务器上,进行光盘或磁带机备份,才能够确保血站档案管理系统的平稳运行。
                   
参考文献
 
[1] 李建华,黄会武,杨雪松. 研究新时期血站档案管理的现状及创新发展[J]. 中国保健营养. 2015, 25(15): 396.
[2] 王燕. 档案工作信息化管理模式中的信息安全问题[J]. 兰台世界. 2010(20): 16-17.
[3] 吕长生. 信息化条件下档案安全工作探析[J]. 山西档案. 2014(6): 66-68.
[4] 崔贵芳. 信息化条件下档案安全工作研究[J]. 科技情报开发与经济. 2014(17): 138-140.
[5] 李海燕. 谈档案安全保障体系的构建[J]. 黑龙江档案. 2014(2): 136.
[6] 张铁强,张华伟,程静梅. 血站档案管理在输血事业中的重要作用[J]. 中国输血杂志. 2004, 17(6): 462-463.
[7] 张轶森,杜鹏飞. 医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J]. 信息技术与信息化. 2014(10): 134-135.
 
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